Станок для подшивки документов своими руками чертежи: Станок для прошивки документов своими руками: littlehobby — LiveJournal

Станок для прошивки документов своими руками: littlehobby — LiveJournal

Станок для сшивания дел будем делать из водостойкой фанеры ФСФ. Это гораздо более технологичный, прочный и долговечный материал, чем ДСП.
Из приятных особенностей конструкции, станок имеет удобную ручку для переноски одной рукой. Потому другая рука у вас будет занята дрелью.

Пресс фиксируется удобными гайками-барашками.

При этом конструкция зажимов позволяет не выкручивать гайки каждый раз до конца, а немного ослабив отвести их в сторону. Это сильно экономит Ваше время.

Управляться с прессом легко и безопасно

Станок рассчитан на работу с документами формата А4. При этом лоток имеет размеры, превышающие размеры листа на пару миллиметров с каждой стороны. Это сделано для комфортной работы.

В боковых стенках лотка сделаны специальные вырезы для вкладывания в них корешка обложки, на случай, если она имеет бОльшие размеры.

На следующей фотографии показано положение прорези для сверления отверстий на листе. Сплошная линия – это левое поле документа, равное 30 мм. Пунктирная линия – это середина этого поля. Овал показывает положение прорези для сверления отверстий, а отверстия от стандартного дырокола сделаны для того, чтобы показать, что станок пригоден и для прошивки документов, отверстия в которых сделаны дыроколом.

Давайте теперь посмотрим как изготовить такой станок.
В начале из водостойкой фанеры вырезаем прямоугольные заготовки нужных размеров. Фанеру нужно брать обязательно шлифованную. Лучше сорта 2/2, если найдете.

Далее по шаблону отмечаем на деталях все необходимые прорези

При помощи электролобзика делаем эти самые прорези с отступом примерно 5 мм от линий разметки.

Проводим эти операции со всеми деталями станка

Края деталей получились грубые и неровные. Теперь их нужно выровнять. Мы будем делать это на фрезерном столе при помощи прямой копировальной фрезы. Для этого саморезами закрепляем шаблон на обрабатываемой детали

и уперев подшипник копировальной фрезы в шаблон обрабатываем все края заготовки по кругу.

Проводим эти операции со всеми деталями прошивочного станка.

Далее при помощи калевочной фрезы скругляем кромки заготовок там, где это необходимо.

На этом пильно-фрезеровальный этап работы закончен.
Обработка фанеры на фрезере и пиле оставляет ворс и заусенцы на обрабатываемых кромках. Задача шлифовки удалить их и устранить все недостатки заводской шлифовки самой фанеры.

Когда все детали отшлифованы приступаем к сборке деталей станка. Для того, чтобы выдержать все углы и размеры, необходимые для точной и комфортной работы с форматом А4, используем специальные кондукторы и шаблоны.

Все шляпки саморезов обязательно утапливаются в поверхность фанеры. Это делается для того, чтобы они не могли случайно поцарапать мебель или документы.

Таким же образом собираем пресс станка

Для того, чтобы гайки-барашки не испортили со временем фанерную поверхность верхней планки пресса, она защищена толстой металлической полосой. Эта полоса также крепится саморезами, головки которых также должны быть утоплены, чтобы острыми краями не травмировать руки оператора станка. Поэтому зенкуем отверстия для саморезов.

Далее собираем пресс. Так как к нему могут прилагаться значительные нагрузки, фиксируем детали между собой не только длинными саморезами, но и столярным клеем. Благодаря такому соединению деталь получается очень прочной и монолитной.

В нижней части станка установлены две поперечные планки. Они играют роль ножек для предотвращения порчи поверхности стола, на котором будет устанвлен прошивочный станок, при резком выходе сверла с обратной стороны сшиваемой папки. Эти ножки создают дополнительный зазор между папкой и поверхностью стола, который составляет почти 40 мм.
Также в ножках при помощи сверла Форстнера делаем углубления, в которых будут располагаться гайки и шайбы, фиксирующие зажимы пресса.

Теперь все готово, чтобы нанести защитное покрытие. Для покрытия станков отлично подойдет яхтный или паркетный лак. Это связано с тем, что мы делаем не просто декоративное изделие, а утилитарный инструмент, который должен быть рассчитан на долгий срок службы.
Наносить следует как минимум два слоя покрытия с межслойной сушкой в течение одних или двух суток с обязательной промежуточной шлифовкой. Необходимость нанесения двух слоев связана с тем, что древесина – это натуральный материал, свойства которого различны в различных его частях. Поэтому первый слой лака в разных местах ляжет по-разному – где-то полностью впитается, оставив матовую поверхность, а где-то весь останется на поверхности, создав глянец. Второй слой лака выровняет поверхность. А необходимость промежуточной шлифовки связана с тем, что сколько древесину не шлифуй, после нанесения лака обязательно поднимется оставшийся ворс, который раньше лежал гладко и был недоступен для шлифовки.
Для получения максимального качества поверхности не стремитесь положить за раз толстый слой. Лучше положить несколько тонких слоев – и тогда результат вас порадует.

Зажимы для пресса сделаны из двух связанных между собой анкерных болтов с кольцами

Наконец, производим окончательную сборку станка для прошивки документов. В нижней части станка для того, чтобы зажимы выдерживали максимальную нагрузку, устанавливаем увеличенные шайбы М10.

Вот и все, станок готов!

прошивка для двух, трех и четырех дырок

Подшивку документации используют для систематизации значительных объемов бумаг в офисе, архиве. Она практикуется в делопроизводстве. Сам процесс систематизации считается важным организационным моментом, поэтому ответственное лицо должно знать, как прошить документы нитками. Сложностей в скреплении бумаг нет, но прошнуровывать документы нужно правильно.

Неправильная подшивка опасна такими последствиями:

1. Документация не будет принята на хранение в гос. органы, архив.
2. Отказ от сотрудничества с вашей компанией.
3. Подмена официальных документов.

Какую документацию нужно прошивать

Прошивку проводят с целью предупреждения потери файлов, замены листов. Проведенная работа способствует защите от подделок, легкому хранению целостности документации, систематизации бумаг. Обычно скрепляют лишь многостраничные дела, которые стоит передать в соответствующие органы.

Сшивать следует нижеперечисленные дела:

• Архивные.
• Бухгалтерские.
• Корреспонденция.
• Копии, переводы, которые были нотариально удостоверенные.
• Штатное расписание.
• Кадровые приказы.
• Бумаги, подлежащие проверке.

Прежде, чем сшить документы, проследите, чтобы среди других файлов не оставались те, которые могут потребовать налоговая при проверке или ФНС (для отчета).

Как правильно прошить документы по ГОСТ

Прошивка документов не осуществляется по единому регламенту. В ГОСТ Р 7.0.8. – 2013 «Делопроизводство и архивное дело» указаны общие требования. Описание процедуры отсутствует.

Рассматриваемый процесс регулируется рекомендациями Росархива. Пункт 3.5.3 отмечает, что при оформлении документов предусматривается их подшивка, переплет.

Чтобы прошить документацию правильно, стоит придерживаться отраслевых нормативных актов, в которых описаны правила, по которым прошивают официальные документы. Представляем перечень этих нормативных актов:

• Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм.
• Типовая инструкция по делопроизводству.
• Инструкции по документированию Центробанка России.

Необходимые инструменты

При прошивке бумаг понадобятся специальные канцтовары (канцелярский клей, ножницы, игла, дырокол, нитки).

Сшивать документацию можно несколькими способами (зависит от толщины дела):

• Скрепление нитью. Можно использовать при скреплении незначительного объема листов. Используют дырокол, иглу, шило. Нитка закрепляется посредством наклейки с заверительной надписью.
• Использование переплетной машинки. Эти варианты оборудования используют в типографии.
• Применение шуруповерта, плотной веревки, тесьмы.

Прошивка документов

Прежде, чем начать прошивание нужных деловых бумаг, их нужно подготовить. Для этого следует выполнить по порядку такие действия:

1. Удаление скрепок, скоб.
2. Сортировка листов по дате, проставляются номера на листах.
3. Подготовка обложки.
4. Проверка нумерации на листах, размещение бумаг в ровные стопки.

Прошивать документацию можно в несколько проколов (2, 3, 4). Рассмотрим каждый из указанных вариантов подробнее.

Два прокола

Для сшивания бумаг в 2 дырки понадобятся такие инструменты: нитка, дырокол.

Также можно воспользоваться толстой иглой. Протыкать отверстие следует вдоль левого края. При этом от края делают отступ на 1 см.

Через выполненные проколы продеваем нить, формируя петлю между отверстиями. Ее края завязывайте узлом, затем сложите вместе, приклейте к тыльной стороне листа пломбой (кусок прямоугольной бумаги белого цвета, размер пломбы 8х5 см.). Делайте надпись на файле: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Также указываются инициалы, фамилия ответственного лица, ставится его роспись, указывается дата.

Три прокола

Подготовка стопки бумаг проводится точно таким же образом, как и для подшивания в два прокола (листы слаживают, выравнивают). Затем выполняются три прокола, расположенные по одной прямой. Чтобы продеть нитку в сформированные отверстия, используйте иглу с большим ушком. Концы следует оставлять с тыльной стороны документа. Их обязательно связывают узелком, подравнивают, фиксируют посредством бумажной пломбы.

Четыре прокола

Подготовка документации, как всегда предшествует процессу прокалывания отверстий. В сложенных в стопку листах выполняют четыре отверстия. Между ними следует соблюдать расстояние в 1,5–2 сантиметра.

Нить вводят в третье отверстие с задней стороны, а затем ведут по лицевой части в четвертую дырку. После этого нить направляется снова в третье отверстие (с обратной стороны), выходит на лицевую часть листа и направляется во второе отверстие. Выходит нить с тыльной стороны второй дырки, а уходит в первое отверстие с лица листа. Потом она проходит на тыльную сторону документации со второй дырки. Концы веревки завязывают узелком, пломбируют.

322.80 руб

322.80 руб

В корзину

254.15 руб

254. 15 руб

В корзину

633.65 руб

633.65 руб

В корзину

593.71 руб

593.71 руб

В корзину

614.88 руб

614.88 руб

В корзину

730.80 руб

730.80 руб

В корзину

Откажитесь от самостоятельного управления файлами и начните правильно управлять данными

Управление данными — это тема, о которой много пишут. Однако при таком количестве уровней управления данными многие люди теряются, когда дело доходит до этой темы. Некоторые ничего не делают, полагая, что смогут решать проблемы по мере их возникновения.

Если вы или ваша компания ничего не делаете для управления данными, вы можете использовать эту статью в качестве руководства для начала работы. Если вы занимались на минимальном уровне, вы можете использовать это, чтобы выбрать другой уровень обязательств, риска и отдачи, который подходит для вашей организации.

Начнем с того, что не все САПР или инженерные программы требуют отдельного приложения для управления данными. Некоторое программное обеспечение САПР имеет встроенную функциональность, например САПР в облаке, которое не использует отдельные файлы. Данные САПР (и все другие типы данных) хранятся в базе данных.

CAD-in-the-cloud включает такие пакеты, как Dassault Systèmes 3DEXPERIENCE, PTC Onshape и Autodesk Fusion 360, которые являются наиболее известными программами этого типа.

Не все САПР, использующие базу данных, и САПР в облаке — одно и то же. Обслуживание программного обеспечения (и связанных с ним данных) в общедоступных сетях — это бизнес-выбор, а не техническое требование. Один американский производитель самолетов заключил контракт с поставщиком облачных САПР и смог внедрить платформу на частных, корпоративных и локальных серверах. Эти серверы изолированы от подключения к внешнему миру из соображений безопасности. Учитывая положение дел с кибербезопасностью, этот тип реализации частного сервера может служить моделью для компаний, которые имеют договорные обязательства избегать обмена данными и программным обеспечением в общедоступных сетях, обеспечивая большую защиту, чем брандмауэры, VPN и воздушные зазоры. Обслуживание программного обеспечения и данных из централизованной общедоступной сети имеет множество потенциальных преимуществ, но также сопряжено с рисками — недостатком, который не позволяет некоторым компаниям пойти по этому пути.

В практическом смысле для большинства из нас CAD в облаке будет означать подключение к внешнему серверу для запуска программного обеспечения, известное как программное обеспечение как услуга или SaaS. Данные будут сохранены в связанной базе данных, например, в блоге WordPress со всеми статьями, хранящимися в базе данных.

Однако большинство из нас по-прежнему используют файловые САПР. В эту категорию попадают такие программы, как SOLIDWORKS, Solid Edge, NX, Inventor, Creo и IronCAD. Некоторые из них помещают детали и сборки в одни и те же файлы, но все они хранят свои данные в файлах того или иного типа на вашем жестком диске или на сервере, который вы можете просмотреть.

Некоторые программы CAD поставляются со встроенным модулем PDM. SOLIDWORKS поставлялся с установленным на некоторое время PDMWorks, который было легко начать использовать. В настоящее время Solid Edge поставляется со встроенным PDM с множеством основных функций, которые могут понадобиться пользователю.

Опции для управления данными:

• CAD-в-облаке. Управление файлами не требуется (хотя есть и другие проблемы, которые вам нужно решить). Примеры включают Onshape, ENOVIA, Fusion360.
• Ничего не делать. Храните файлы в локальных папках, подключенных дисках, местоположениях UNC с каким-то методом организации и именования файлов, а также с пуленепробиваемым набором правил, которым все всегда следуют на 100 процентов.
• Купить инструмент платформы. Teamcenter, Windchill, SOLIDWORKS PDM и т. д.
• Купите стороннее приложение для управления файлами. ProductCenter, DBWorks, DDM и т. д.

Функции специализированных приложений PDM аналогичны функциям самостоятельных процессов. Большая разница между выделенным PDM и DIY (помимо стоимости) заключается в том, что выделенный PDM автоматизирует правила. Это гарантирует, что — за исключением преднамеренного саботажа — правила будут соблюдаться.

Для целей настоящей статьи использование слова «документ» подразумевает отдельный файл, хранящийся на жестком диске компьютера. Это может быть деталь, сборка или чертеж, либо файл, содержащий некоторые или все эти данные.

Давайте рассмотрим основы управления файлами, будь то специализированный PDM или самодельная установка.

Уникальные имена файлов

Многие пользователи САПР придумывают причины, почему их ситуация уникальна и почему им нужно повторно использовать имена файлов. Они не понимают, что есть лучший способ и что их методы подвергают их большему количеству ошибок, чем они могут себе представить. Передовая практика диктует, что вам необходимо иметь уникальные имена файлов для каждого документа, который вы помещаете в свою систему. К лучшему или к худшему, имя файла является идентификатором. Если вам нужно какое-то другое свойство, которое будет общим для файлов, сделайте его настраиваемым свойством или ключевым словом внутри файла. Имена файлов должны быть уникальными. Без исключений.

Существует две причины сохранения уникальных имен файлов. Во-первых, Проводник Windows не допускает одинаковых имен файлов в одной и той же папке. Даже если вы обойдете это, поместив одно и то же имя файла в разные папки, ваша программа САПР сделает то, чего вы не ожидаете, когда найдет файлы с одинаковыми именами: она будет повторно использовать первый найденный файл.

Использовать одно и то же имя файла просто не стоит. Протестуйте сколько хотите, но уникальное имя файла не является соглашением, против которого вы сможете успешно работать, особенно если вам нужно обучить группу людей на разных уровнях следовать этим правилам в 100% случаев, иначе вы рискуете сильно нарушать правила. данных компании.

Программа PDM обычно обеспечивает соблюдение этого и всех других правил управления файлами, хотя иногда это требование можно обойти. В программе PDM, управляемой базой данных, может быть идентификатор, отличный от имени файла. Тем не менее, уникальные имена файлов находятся в верхней части списка лучших практик для большинства администраторов САПР.

Кроме того, некоторые системы PDM имеют встроенную возможность автоматического присвоения имен файлам. Некоторые из них могут быть прямыми последовательными номерами или следовать полуинтеллектуальной системе присвоения имен.

Добавить свойства и ключевые слова

После назначения уникального имени файла для каждого документа вам также должны быть назначены другие свойства или ключевые слова для значений, которые можно использовать при поиске. Например, вы можете захотеть, чтобы свойство под названием «материал» было заполнено как латунь, CR 1018, полиэтилен, FR4 или другой материал. Свойства, которые вы используете, будут зависеть от ваших продуктов и вашего процесса. Вы можете настроить свойства в шаблонах, чтобы они были готовы к работе с различными типами деталей или сборок. Поиски, в которых используются значения свойств, могут быть очень эффективными способами поиска документов. Не все смогут точно вспомнить, где они сохранили конкретный файл через десять лет, но могут вспомнить конкретное свойство.

Свойства помогают не только в поиске, но и при заполнении таблиц и рисовании основных заголовков в автоматизированных шаблонах.

Создание и соблюдение стандартов САПР

Все ваши файлы должны соответствовать стандартам САПР, установленным для вашей компании. Это гарантирует, что люди, принятые на работу через десять лет, смогут найти и использовать правильные данные. Это будет включать имена файлов, имена функций, примечания, включенные в функции для уравнений и параметрики, пользовательские свойства и так далее. Стандарты САПР выполняют две основные функции:

1. Убедитесь, что ваши чертежи и другая проектная документация создаются с использованием единообразной структуры, и что все внутри и вне вашей организации могут создавать и интерпретировать их последовательно.
2. Поскольку вы задокументировали свои требования, теперь у вас есть набор требований, которые облегчают индивидуальное обучение и оценку.

Списки “Где используется”

Информация “Где используется” может помочь вам составить списки документов, которые необходимо изменить, когда одна деталь влияет на несколько сборок или чертежей. Иногда вы можете выманить такую ​​информацию из программы САПР вручную, но это намного проще сделать с помощью приложения PDM.

Если поставщик отзывает определенную печатную плату, вы можете выполнить поиск по месту использования и выяснить, в каких продуктах использовалась эта деталь и требуется ее ремонт. Когда общая деталь была пересмотрена и необходимо обновить спецификации, сборочные чертежи и инструкции, вы можете сделать это вручную, но это может занять много времени и быть сложным. В какой-то момент, чем раньше, тем лучше, стоит доверить эту функцию программному обеспечению. Одна ошибка в производстве может стоить больше, чем стоимость пакета PDM.

Ревизии

Ревизии могут быть самой сложной функцией в реализации DIY. Многие пользователи САПР помещают ревизии в имя файла, но из-за ссылок и ссылок между документами это никогда не проходит гладко. Потенциально вы можете поместить файлы в папки с именами ревизий в имени папки, но это чрезвычайно утомительно и приведет к большому количеству ошибок.

Редакции плоских файлов — файлов без ссылок, таких как файлы AutoCAD — намного проще, потому что вы можете использовать редакцию в технике имени файла, но когда у вас так много ссылок между файлами, это просто нецелесообразно.

Лучший способ обработки изменений — через базу данных, которая отслеживает текущие и прежние ссылки для файлов чертежей и сборок. Попытка отслеживать изменения самостоятельно приведет к запутанному беспорядку.

Запомните простое правило: если ревизия производит изменение и деталь больше не является заменой, то это , а не ревизия — это новая деталь с новым номером детали. Никакая доработка не должна заставлять сборку работать или собираться по-другому. Автоматизированный PDM может обрабатывать изменения, но вам решать, является ли это изменением или новым номером детали.

Рабочий процесс, подписание и процесс

Не все системы управления файлами имеют управление рабочим процессом. Для тех, кто это делает, это обычно дополнительные расходы. Электронный рабочий процесс автоматизирует процесс изменения и утверждения документов. Вам не нужно будет таскать стопку бумаг с одного стола на другой. Утверждение документов происходит в электронном виде. Каждому человеку в процессе назначается роль, и роли имеют различные разрешения. Вы создаете блок-схему с узлами решений, и документы следуют за потоком.

При электронном процессе, как только все соглашаются с процессом, больше не нужно спорить о том, как это делать. Это экономит время и обострение. Вам не придется задаваться вопросом, где эта стопка бумаг или у кого она была последней.

Данные, не относящиеся к САПР

Данные, не относящиеся к продуктам САПР, могут быть присоединены к номерам деталей. Сюда входят такие данные, как спецификации, рекламные изображения, отсканированные 2D-документы, данные 3D-сканирования, примечания к определению продукта, данные анализа или графики и почти любые другие данные, которые вы можете создавать и сохранять. В ручном процессе он становится листом бумаги в папке в картотеке. После установки PDM он становится электронным файлом, сохраняемым в базе данных и привязанным к номеру детали.

Почти каждый процесс разработки продукта представляет собой гибрид — между автоматизированным и ручным, бумажными чертежами и электронными данными, данными сканирования и 3D-печатными деталями, физическими прототипами и эскизами. Будьте готовы к частям процесса, которые могут не совпадать. Вы должны прийти к соглашению между своими коллегами о том, как обращаться с неудачниками. Ошибайтесь в сохранении данных или физических предметов, по крайней мере, до согласованного этапа.

Неинженерный доступ к данным

Инженеры и специалисты по документообороту — не единственные, кому нужен доступ ко всем данным САПР, создаваемым вашей компанией. Отделы закупок, продаж, производства, доставки, ремонта и другие отделы тоже нуждаются в этом. Как правило, PDM позволяет людям внутри и даже за пределами вашей организации получать доступ на различных уровнях в зависимости от ситуации для поиска, просмотра, измерения, разметки, создания отчетов или ввода метаданных. PDM может обрабатывать все эти запросы на доступ для вас. Вы получаете гораздо больше от хорошей установки PDM, чем просто управление файлами.

Резюме

Вы уже знаете, сколько времени можно сэкономить при правильном управлении документами, потому что вы опытный пользователь САПР и делаете все вышеперечисленное с самого первого дня. Ради всех остальных, пусть они прочитают эту статью.

После прочтения они должны иметь хорошее представление о том, что должна делать система управления документами. Также должно быть очевидно, что электронные, автоматизированные методы являются эффективными способами управления процессом. Они экономят время, деньги и ошибки. Если вы собираетесь перейти с ручного метода «сделай сам», убедитесь, что хотя бы кто-то имеет опыт в этом процессе, чтобы помочь вам сформулировать цели для реализации и разработать поэтапный подход, чтобы получить наиболее важные части, такие как заполнение хранилища. и сначала настройте исправления и убедитесь, что они работают должным образом, прежде чем переходить к следующему этапу.

Чтобы узнать больше об управлении данными о продуктах в SOLIDWORKS и 3DEXPERIENCE, ознакомьтесь с техническим документом Получите конкурентное преимущество с помощью управления данными о продуктах.

Лучшее программное обеспечение для управления документами 2022 года

Business News Daily получает компенсацию от некоторых компаний, перечисленных на этой странице. Раскрытие информации о рекламе

Главная

> Поиск решения

> Решения для малого и среднего бизнеса

Автор

Адам Узиалко

,

Business News Daily Staff

| Обновлено

20 октября 2022 г.

Программное обеспечение для управления документами становится все более важной частью любого бизнеса в эпоху цифровых технологий. Вместо рядов шкафов для документов системы управления документами создают электронный архив, доступ к которому и редактирование которого может получить любой уполномоченный пользователь.

Лучшая недорогая система

Rubex от eFileCabinet

галочка

Три ценовых уровня на выбор

Лучший в целом

Microsoft SharePoint

галочка

Комплексные функции и инструменты для совместной работы

Лучшее для простоты использования

M-файлы

галочка

Знакомый и интуитивно понятный интерфейс

Лучшая бесплатная система

галочка

Программное обеспечение с открытым исходным кодом, разработанное сообществом

Ценообразование

Преимущества программного обеспечения для управления документами

На что обращать внимание

Предыдущие лучшие решения

Мнение экспертов сообщества

Чего ожидать в 2021 году

Методология

Программное обеспечение для управления документами становится все более важной частью любого бизнеса в эпоху цифровых технологий. Вместо рядов шкафов для документов системы управления документами создают электронный архив, доступ к которому и редактирование которого может получить любой уполномоченный пользователь.

Программное обеспечение для управления документами поможет вам систематизировать цифровые документы и с легкостью оцифровать существующие бумажные записи. Поскольку на рынке так много вариантов, мы исследовали десятки вариантов, чтобы выбрать лучшее программное обеспечение для различных типов бизнеса. При выборе мы учитывали такие факторы, как параметры хостинга, возможности поиска и возможности сканирования. Если вам нужна система управления документами для малого бизнеса, это руководство поможет выбрать наиболее подходящую для ваших нужд.

Документирование сводки обзора программного обеспечения

Исследование программного обеспечения	10
Управление версиями Да
Хранение	10 ГБ – 4 ТБ
Доступна бесплатная пробная версия	30 дней с демонстрацией

Найдите подходящую систему управления документами для вашего бизнеса

Заполните эту анкету, чтобы найти поставщиков, отвечающих вашим потребностям.

Наши обзоры

Rubex от eFileCabinet: лучшая недорогая система управления документами

Rubex от eFileCabinet

pro

Rubex предлагает ежемесячные и годовые варианты выставления счетов.

pro

Интеллектуальная функция автоматизации Rubex распознает и упорядочивает ваши документы.

против

У Rubex может быть небольшая кривая обучения для некоторых пользователей.

Rubex от eFileCabinet Online — это облачное решение, которое позволяет удаленным сотрудникам входить в систему с любого компьютера с доступом в Интернет и иметь те же функции, что и при работе в офисе. Фактически, ранее мы выбрали Rubex от eFileCabinet как лучшую систему управления документами для предприятий с удаленной рабочей силой. У него есть сложное мобильное приложение, которое обеспечивает доступ ко всем сохраненным файлам. Система использует традиционную структуру папок-шкафов и предоставляет несколько способов поиска документов. Rubex от eFileCabinet Online доступен в трех тарифных планах, которые различаются по функциям и объему хранилища.

Февраль 2021 г.: Компания Rubex недавно представила новую структуру ценообразования. В настоящее время существует три ценовых уровня, которые варьируются от 55 до 199 долларов США за пользователя в месяц при ежегодной оплате. Если вы платите ежемесячно, цены начинаются с 66 долларов и увеличиваются до 239 долларов за пользователя в месяц. Планы различаются включенным пространством для хранения, функциями и инструментами.

Read Rubex от eFileCabinet Review

Microsoft SharePoint: лучшая система управления документами в целом

Microsoft SharePoint

pro

SharePoint предлагает комплексные функции управления корпоративным контентом.

pro

Превосходные инструменты для совместной работы позволяют командам редактировать документы одновременно.

con

Для изучения всех возможностей программного обеспечения может потребоваться дополнительное обучение персонала.

Microsoft SharePoint является лидером в области управления документами и совместной работы, и на то есть веские причины. Его обширный набор функций включает в себя возможность создавать концентраторы контента или организовывать архивы по командам. Он позволяет создавать настраиваемые поля метаданных для всех файлов, хранящихся в системе, что позволяет легко адаптировать способ организации документов к потребностям вашего бизнеса. Это особенно удобно для компаний, которые уже используют другие продукты Microsoft, например Office 365.

SharePoint предлагает гибкую и масштабируемую платформу для организации документов и управления ими, а также для совместной работы над созданием и редактированием. Тем не менее, это разветвленная система с небольшой кривой обучения, поэтому ожидайте, что вашей команде потребуется обучение и некоторое время, чтобы ознакомиться с системой.

Октябрь 2020 г.: Корпорация Майкрософт представила SharePoint Syntex, свой первый продукт от Project Cortex, который использует искусственный интеллект для просмотра данных вашей компании и сбора информации, которую можно автоматизировать в процессах. Microsoft описывает Syntex как «обучаемый ИИ», который обрабатывает три основных типа контента: цифровые изображения, структурированные или полуструктурированные формы и неструктурированные документы.

Подробнее

M-Files: лучший для простоты использования

M-Files

pro

M-Files имеет оптическое распознавание символов, которое автоматизирует процесс метатегов и классифицирует отсканированные файлы для вас.

pro

M-Files поддерживает возможности перетаскивания.

con

Только корпоративные планы M-Files обеспечивают предотвращение печати и скачивания — две функции, разработанные для обеспечения конфиденциальности и безопасности ваших данных.

M-Files — комплексная система управления документами с интуитивно понятным и простым в освоении интерфейсом. Он может обслуживать различные отрасли, такие как бухгалтерский учет, бизнес-консалтинг, строительство, машиностроение, энергетика, финансовые услуги, производство, профессиональные услуги и недвижимость. M-Files содержит множество инструментов, которые позволяют компаниям беспрепятственно организовывать документы, оцифровывать большие объемы бумажных документов и автоматизировать рабочие процессы. Например, он предлагает варианты метаданных и контроль версий, упрощая процесс хранения и поиска. Он также может интегрироваться с Parashift, высокотехнологичной компанией, которая специализируется на поиске документов с помощью машинного обучения, чтобы вы могли еще больше ускорить и упростить процессы управления документами. Вместо ручной классификации документов и считывания данных вы можете автоматически обрабатывать широкий спектр структурированных, полуструктурированных и неструктурированных документов.

M-Files предлагает три различных плана обслуживания. Нам нравится, что каждая из них доступна в виде локальной, облачной или гибридной системы, поэтому пользователи могут выбрать тип системы, который наилучшим образом соответствует потребностям и возможностям их организации. Каждый план также отличается простотой внедрения и автоматическими обновлениями, поэтому вы можете быть уверены, что ваша система управления документами находится в актуальном состоянии. M-Files предлагает пакеты быстрого развертывания, управляемые услуги и услуги группового обучения, если вам нужна дополнительная помощь. Компания также предлагает множество онлайн-ресурсов для обучения, таких как отраслевые отчеты, тематические исследования, инфографика, электронные книги, видео, подкасты и вебинары по запросу.

Read M-Files Reviewpro

VIENNAA Advantage — это система управления документами с открытым исходным кодом.

pro

Сертифицирован TÜV SÜD на предмет соответствия и качества.

con

VIENNA Advantage может быть сложным, и для его реализации потребуются некоторые технические ноу-хау.

VIENNA Advantage — это управляемая сообществом система управления документами с открытым исходным кодом, которая предоставляется предприятиям бесплатно. Его удобный интерфейс прост в навигации и аккуратно организован. Он имеет параметры автоматизации рабочего процесса для оптимизации задач и безопасного шифрования конфиденциальных документов. Она также масштабируема, позволяя вашему бизнесу расти с помощью бесплатной системы управления документами.

Проблема, связанная с VIENNA Advantage, носит технический характер; вы должны полагаться на поддержку своего сообщества пользователей, чтобы помочь вам внедрить программное обеспечение и устранить любые проблемы. В отличие от платного программного обеспечения для управления документами, VIENNA Advantage не предлагает группу технической поддержки.

Январь 2021: ВЕНА Advantage недавно прошла сертификацию TÜV SÜD, которая предоставляет решения в области безопасности, защиты и устойчивого развития, а также услуги по тестированию, сертификации и аудиту. Сертификация VIENNA Advantage TÜV SÜD включает в себя сертификацию по стандартам ISO/IEC 25051:2014 и IDW PS 880 (GoBS), которые подтверждают, что программное обеспечение работает так, как предлагается, и безопасно и правильно хранит данные.

Стоимость программного обеспечения для управления документами

Программное обеспечение для управления документами может сильно различаться по цене и структуре затрат. Первый и, возможно, самый важный фактор, влияющий на стоимость вашей системы управления документами, заключается в том, какую версию вы выберете: облачную или локальную.

Программное обеспечение на основе облачных вычислений берет на себя обслуживание инфраструктуры и бремя безопасности вашего бизнеса и возлагает их на стороннюю компанию. Хотя это снижает расходы и сложность управления ими внутри компании, вам просто нужно верить, что компания правильно обрабатывает ваши данные. Облачное программное обеспечение обычно оплачивается по подписке. Для большинства программ для управления документами это может варьироваться от 15 до 200 долларов в месяц на пользователя, в зависимости от сложности выбранного вами решения.

Для локальных версий программного обеспечения для управления документами требуются собственные серверы и, как правило, выделенный ИТ-персонал для обслуживания. Ваш бизнес несет полную ответственность за безопасность ваших данных, но это также означает, что вы имеете полный контроль над своими данными. Для локальных решений обычно необходимо приобретать лицензию для каждого пользователя. Каждая лицензия может стоить 1000 долларов и более, но это единоразовая плата. Однако локальные решения обычно взимают дополнительную плату за техническую поддержку и обновления программного обеспечения после первого года, которая обычно составляет около 20 % от первоначальной стоимости лицензии.

Для малых предприятий, которым требуется программное обеспечение, которым легко управлять и которое не требует больших накладных расходов, мы рекомендуем облачное решение. Однако убедитесь, что ваш провайдер придерживается передовых методов кибербезопасности для защиты ваших данных.

Фактическая цена программного обеспечения для управления документами зависит от компании. Очевидно, что системы с более сложными функциями, как правило, стоят дороже, в то время как затраты на базовое программное обеспечение для управления документами без дополнительных функций (таких как инструменты управления задачами и функции автоматизации рабочих процессов) могут быть довольно низкими. Кроме того, чем больше пользователей вы добавите в облачную систему, тем выше будет ежемесячная стоимость подписки.

Основные выводы: Облачное программное обеспечение для управления документами обычно стоит от 15 до 200 долларов на пользователя в месяц. Цена зависит от того, к скольким функциям и инструментам вы хотите получить доступ.

Преимущества программного обеспечения для управления документами

Преимущества программного обеспечения для управления документами

Система управления документами может повысить эффективность для вас и вашего персонала, систематизируя все ваши файлы и облегчая их поиск любому сотруднику организации. Многие преимущества системы DMS включают в себя:

Экономия времени  

Если вы в настоящее время используете ручную систему, вы теряете часы, которые в противном случае могли бы быть потрачены на другие, более насущные деловые вопросы. DMS автоматизирует многие аспекты управления документами, снимая эту ответственность с вас.

Простое масштабирование

Система управления документами более гибкая, чем традиционная система бумажного делопроизводства. Он легко приспосабливается к росту вашего бизнеса, а вашу систему индексации можно настроить несколькими щелчками мыши. Это может снизить потребность в физическом пространстве для хранения файлов и бумажных документов.

Повышенная безопасность документов

По мере того, как мир переходит на цифровые решения, обеспечение безопасности вашей информации (данные клиентов, коммерческая тайна и т. д.) имеет решающее значение. Системы управления документами поставляются со встроенными элементами управления безопасностью и доступом, поэтому вы определяете, кто может получить доступ к определенным документам. Кроме того, вы можете видеть все действия с любым документом.

В случае стихийного бедствия, например, пожара или наводнения, ваши файлы надежно хранятся в облаке, вдали от физического вреда.

Быстрый и простой поиск документов

Поиск нужного документа может быть сложным и занимать много времени; это может даже стоить вам денег. При правильной системе индексации поиск документа может занять считанные секунды, а сотрудники могут получить удаленный доступ к нужным им документам.

Знаете ли вы? Организации могут ежегодно терять тысячи часов производительности из-за плохого управления документами. Узнайте о других преимуществах безбумажного офиса.

Лучшее соблюдение нормативных требований

Требования соответствия для многих деловых документов могут быть сложными и требовательными; DMS может помочь вам избежать штрафов, отзыва лицензий или даже уголовной ответственности за счет автоматизации ключевых документов в соответствии с требованиями. Например, HIPAA и закон Сарбейнса-Оксли о борьбе с мошенничеством имеют строгие правила безопасности и политики в отношении документов и записей — DMS автоматически следует этим правилам.

Улучшение совместной работы

DMS упрощает обмен информацией и совместную работу, обеспечивая доступ к документам из разных источников из разных мест. Пользователи также могут обмениваться документами, отслеживать рабочие процессы, предоставлять или запрещать доступ к определенным документам и видеть, какие изменения были внесены.

На что обращать внимание в программном обеспечении для управления документами

Хотя все системы управления документами оцифровывают и систематизируют документы, облегчая их извлечение или редактирование пользователями с разрешения, в ваше программное обеспечение для управления документами могут быть встроены многие другие функции. Вот обзор некоторых инструментов и аспектов, которые вы, возможно, захотите рассмотреть при выборе системы управления документами.

Удобство использования

Одним из наиболее важных элементов любого программного обеспечения является удобство использования. Он может предложить все функции в мире, но они не принесут вам никакой пользы, если система не удобна для пользователя. Многие системы управления документами предлагают бесплатные пробные версии, которые позволяют протестировать их перед покупкой. Если возможно, позвольте вашей команде опробовать программное обеспечение в течение бесплатного пробного периода и поделиться своим мнением о том, что им нравится и не нравится в нем.

Совместное использование документов и совместная работа

Хотя основной функцией системы управления документами является оцифровка и систематизация файлов, большинство современных программ также позволяют пользователям обмениваться файлами друг с другом и совместно редактировать их. Некоторое программное обеспечение для управления документами позволяет пользователям редактировать документ одновременно, в то время как другие полагаются на функцию возврата/отправки, которая гарантирует, что только один пользователь может работать с документом одновременно. Другие предлагают оба варианта.

Контроль версий

Управление версиями, иногда называемое «управление версиями», является важной функцией программного обеспечения для управления документами, позволяющей отслеживать изменения в документе. Лучшее программное обеспечение для управления документами даже поддерживает архив старых версий, позволяя вам видеть, как документы менялись с течением времени, и при необходимости возвращаться к старой версии.

Сканирование изображений и оптическое распознавание символов

Сканирование изображений и оптическое распознавание символов являются полезными функциями для компаний, у которых есть много бумажных документов, которые они хотели бы оцифровать. Сканирование — это первый шаг — преобразование бумажной записи в цифровой файл, который можно импортировать в программу. OCR — это более продвинутая функция, но она необходима для оптимизации крупных проектов оцифровки. OCR считывает текст изображения и делает содержимое изображения доступным для поиска. Лучшие системы управления документами используют OCR для автоматического заполнения метаданных и упрощения последующего поиска документа.

Электронные подписи

Программное обеспечение для управления документами часто содержит файлы, требующие подписи менеджера, например заказы на поставку. Многие системы управления документами интегрируются с инструментом электронной подписи, таким как DocuSign, что позволяет использовать электронные подписи. Вы часто можете отправить документ получателю с запросом на его подпись через программное обеспечение.

Автоматизация рабочего процесса

Функции автоматизации рабочего процесса автоматически перемещают задачи. Возьмем приведенный выше заказ на покупку в качестве примера: вы можете настроить автоматизацию рабочего процесса, чтобы после создания заказа на покупку он автоматически попадал на подпись соответствующему менеджеру. Менеджер получит уведомление, а когда задача будет выполнена, следующий соответствующий член команды (например, кто-то из бухгалтерии или руководитель менеджера) будет уведомлен. Если необходимы дополнительные действия, вы также можете включить их в автоматизированный рабочий процесс. Лучшие системы управления документами позволяют настраивать рабочие процессы в соответствии с тем, как ваши команды работают вместе.

К вашему сведению: Автоматизированные рабочие процессы помогут оптимизировать ваши бизнес-процессы и обеспечить соответствие требованиям законодательства.

Разрешения пользователей

Важным элементом программного обеспечения для управления документами является возможность администраторов устанавливать индивидуальные разрешения пользователей. Разрешения позволяют определенным пользователям просматривать или редактировать файлы, в то время как другим может быть запрещено даже просматривать эти документы в системе. Это не только полезно для повышения эффективности, но и является важной мерой безопасности. Лучшее программное обеспечение для управления документами позволяет администраторам устанавливать разрешения для определенных групп, а также изменять разрешения на лету, если вам нужно сделать исключение, сохраняя при этом настройки разрешений по умолчанию.

Мобильная функциональность

В современной бизнес-среде доступ к мобильным устройствам необходим. Многие системы управления документами имеют специальное мобильное приложение. Другие полагаются на веб-браузеры или онлайн-порталы. Убедитесь, что мобильная версия любого программного обеспечения для управления документами, которое вы рассматриваете, действительно удобна для мобильных устройств. Даже если вы лично не используете его на мобильных устройствах, вполне вероятно, что им будут пользоваться другие члены вашей команды.

Не каждая система управления документами поддерживает все эти поля, в то время как другие предлагают все и даже больше. При выборе программного обеспечения для управления документами подумайте, какие инструменты и функции будут наиболее полезны для вашего бизнеса. Важно найти баланс между полнотой и удобством использования; например, некоторые системы могут делать все это, но в них сложно ориентироваться (не говоря уже о том, что они дороже, чем более простое программное обеспечение).

Безопасность данных

Безопасность данных является важной частью любой системы управления документами. В 2019 году, сообщает TechRepublic, количество взломов выросло на 54%, 89% из которых были атаками извне.

По мере того, как все больше предприятий переходят на цифровые технологии, все больше клиентов доверяют конфиденциальную личную информацию компаниям, с которыми они ведут бизнес. Ваша организация несет ответственность за обеспечение безопасности данных клиентов и их защиту от взлома. Ищите службы управления документами, которые предлагают инструменты шифрования и соответствия требованиям, автоматические обновления, избыточность данных и резервное копирование.

 

Часто задаваемые вопросы

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами помогает вам управлять информацией, автоматизировать политики управления записями, чтобы отслеживать, кто имеет доступ к тем или иным документам, и обеспечивать соответствие стандартам, таким как ISO, FDA, Sarbanes-Oxley или HIPAA.

Как вы управляете файлами на своем компьютере?

Управление файлами на компьютере — простой процесс, если у вас с самого начала установлена ​​надежная система. Определите основные группы для ваших файлов, а затем создайте вложенные папки в этих группах. Выберите единую систему именования файлов, которую вы будете применять ко всем своим файлам, чтобы любой сотрудник вашей организации мог легко их найти.

Каковы преимущества управления записями?

Управление записями (или документами) имеет ряд преимуществ. Система управления документами может облегчить любому сотруднику вашей компании поиск нужных файлов, устранить необходимость в дорогостоящих и громоздких физических устройствах хранения и сэкономить ваше время, позволяя вызывать любой файл за считанные секунды.

Для чего используются системы управления документами?

Системы управления документами используются для нескольких целей, включая безопасное хранение важных документов, отслеживание изменений, внесенных в документы, и простой обмен документами между членами организации.

Система управления документами также позволяет легко находить определенные файлы, присваивая каждому документу ключевые слова и теги. Эти системы также могут помочь компаниям обеспечить соответствие конфиденциальных документов (например, HIPAA), предоставляя необходимые ограничения безопасности и разрешений для определенных ключевых документов.

Как работают системы управления документами?

Система управления документами захватывает документ, что делается путем сканирования физического документа или загрузки цифровой версии по электронной почте или с помощью других приложений. Затем документ индексируется, то есть он классифицируется с помощью тегов, ключевых слов и метаданных, которые делают его доступным для поиска. Наконец, документ упорядочивается и помещается в папку, где к нему могут получить доступ соответствующие сотрудники.

Большинство систем управления документами основаны на облачных технологиях, поэтому, как только файл надлежащим образом защищен в системе, к нему можно получить доступ из любого места, где есть подключение к Интернету. Некоторые поставщики программного обеспечения для управления документами предлагают мобильные приложения, что дает пользователям еще большую гибкость и удобство доступа к документам.

Каковы основные характеристики эффективной системы управления документами?

Лучшая система управления документами должна быть простой в использовании; он должен позволять обмениваться документами; и он должен иметь инструменты для совместной работы, мобильную функциональность и контроль версий. Первые две функции позволяют вашей команде работать вместе над важными документами без необходимости находиться в одном офисе. Контроль версий ведет журнал всех изменений (и тех, кто их внес) в документы вашей компании.

Еще одна важная особенность, о которой следует помнить: вы должны убедиться, что выбранное вами программное обеспечение предлагает надежные протоколы безопасности, гарантирующие, что только те, у кого есть соответствующие разрешения, могут получить доступ к файлам.

ЧТО ТАКОЕ ХОРОШАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ?

Хорошую систему управления документами легко внедрить и масштабировать. Сложность программного обеспечения должна основываться на технических ноу-хау вашей команды, позволяя им легко хранить и находить документы по мере необходимости. Ваша команда должна иметь возможность обмениваться документами и сотрудничать на платформе, даже если они используют мобильные устройства.

Хотя каждая система управления документами должна иметь протоколы безопасности, контроль доступа и управление версиями файлов, эти функции особенно важны для тех, кто работает в строго регулируемых отраслях. Другими функциями, повышающими удобство использования системы управления документами, являются параметры метаданных и тегов, поиск по ключевым словам, история редактирования и восстановление документов, автоматическое сохранение и удаление документов, сканирование изображений, оптическое распознавание символов и настраиваемые рабочие процессы. Лучшее программное обеспечение также может интегрироваться с другими вашими бизнес-платформами.

Предыдущий лучший выбор

В прошлом мы выбирали лучшие системы для широкого спектра вариантов использования.

Некоторые из наших вариантов изменились, но если вы хотите более тщательно просмотреть свои варианты, вы все еще можете увидеть наши предыдущие лучшие варианты ниже.

• Лучшая система управления документами 2018 для предприятий с удаленной работой: В 2018 году мы назвали eFileCabinet лучшей системой управления документами для удаленной работы. Если вам интересно, вы можете прочитать наш обзор eFile Cabinet.
• Лучшая система управления документами для совместной работы в 2019 году: В 2019 году мы назвали Alfresco лучшей системой управления документами для совместной работы.
• Лучшая система управления документами для малого бизнеса в 2019 году: В 2019 году мы назвали FileHold Express лучшей системой управления документами для совместной работы. Если вам интересно, вы можете прочитать наш обзор FileHold Express.

Что ожидать в 2021 году

Программное обеспечение для управления документами обычно доступно либо в виде локального решения, либо в виде облачного программного обеспечения. Тем не менее, мы ожидаем дальнейшего роста облачных решений, поскольку все больше компаний выбирают удобное облачное хранилище и программное обеспечение как услугу. Хранение документов в облаке устраняет накладные расходы на покупку и обслуживание серверного решения и дает предприятиям больше гибкости в отношении того, где и когда они могут получить доступ к своим документам.

Рост числа облачных решений также уступил место тенденции использования систем управления документами для оптимизации совместной работы. Поскольку облачные системы позволяют большему количеству сотрудников получать доступ к документам из разных мест, команды могут работать более совместно, улучшая общую командную работу и автоматизируя свои рабочие процессы.

В дополнение к увеличению количества облачных решений мы можем ожидать увеличения внимания к безопасности и соответствию требованиям. По мере того, как системы управления документами становятся все более надежными и легкодоступными, многие предприятия хранят особо важные документы в этих решениях, подвергая их риску безопасности. В результате мы видим, что программное обеспечение для управления документами ужесточает свои протоколы безопасности, чтобы обеспечить безопасность документов.

Еще одной растущей тенденцией в программном обеспечении для управления документами является мобильная доступность. В постоянно растущей среде удаленной работы людям необходим доступ к общим документам с различных устройств, включая смартфоны и планшеты. Многие поставщики программного обеспечения для управления документами в настоящее время включают мобильный доступ в свои стандартные предложения.

Наша методология

Чтобы помочь вам найти подходящую систему управления документами, мы изучили и проанализировали десятки вариантов. Вот объяснение того, как мы выбирали лучшее программное обеспечение.

Поиск лучших услуг

Чтобы определить лучшие системы управления документами, мы начали с пула, в который вошли все поставщики из списка ниже. После некоторого предварительного исследования, которое включало просмотр других списков лучших вариантов и исследование каждой системы, мы опросили владельцев малого бизнеса и нашли других поставщиков, которых можно добавить в наш список.

Выбор лучших услуг

Затем мы исследовали каждого поставщика, изучая его услуги, просматривая учебные пособия и обучающие видео, тестируя систему, когда это возможно, и читая комментарии пользователей. Мы также учитывали цены, указанные на сайтах этих сервисов. Сократив список до 11 претендентов, мы связались с отделом обслуживания клиентов каждой компании по телефону или, если возможно, в чате, представившись новыми владельцами бизнеса, чтобы оценить качество поддержки, предлагаемой каждым провайдером.

Исследование каждой услуги

Наш процесс включает в себя образ мышления владельца малого бизнеса и сбор данных, которые были бы легко доступны такому человеку. Мы учитывали простоту использования, независимо от того, было ли решение локальным или размещенным в облаке, структуру картотеки, возможности поиска, параметры сканирования, возможности редактирования, инструменты для совместной работы, меры безопасности, интеграцию, возможности рабочего процесса, мобильный доступ, обслуживание клиентов и Стоимость.